Akta osobowe [pu/os-223] (FIRMA KRAJEWSKI)

Przedmiotem tej transakcji jest teczka akt osobowych, przystępna u nas w 2 wersjach:

1. Teczka z kartonu 300 g/m w odcieniu białym, 4 części, wszystkie wkładki wymienne, na wkładce opis zawartości każdej części, mechanizmy do mocowania dokumentów posiadają po 4 dziurki

2. Teczka introligatorska z tektury 2 mm, oklejona papierem, grzbiet oraz narożniki z trwałego płótna introligatorskiego. 4 części A, B, C, D w 3 pierwszych wkładki zamocowane na stałe, w sekcji D - wkładka wymienna, mechanizmy do mocowania dokumentów posiadają po 4 dziurki.

rozmiary teczki: 230 x 325 mm

Każda teczka jest wyposażona w 4 wkładki A, B, C, D, a także wąsy do mocowania dokumentów.

Podstawa prawna określająca sposób prowadzenia teczki:

art. 34, pkt 9a Kodeksu Pracy

Dz. U. 2017, poz. 894

PRZECHOWYWANIE I ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ

Dokumentację pracowniczą należy gromadzić w sposób uporządkowany, zapewniający nieutrudniony dostęp do niej w każdej chwili. Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe składające się z trzech części oznakowanych literami A, B, C, D. W aktach osobowych pracownika przechowuje się jedynie odpisy albo kopie składanych dokumentów. Oryginałów tych dokumentów można żądać od pracownika tylko do wglądu albo celem sporządzenia ich odpisów. W oryginale przechowywane będą: umowa o pracę, kwestionariusz osobowy, orzeczenie lekarskie. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane. Każda z tych części powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

Okres przechowywania akt pracowniczych jest nad wyraz długi. Wynika pośrednio z brzmienia art. 51u ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 14 lipca 1983 r. (DzU nr 38, poz. 173 ze zm.). Pracodawca nie może się pozbyć dokumentacji osobowej pracownika poprzez 50 lat od dnia zakończenia pracy w firmie. Termin ten liczy się dla każdego eks-podwładnego osobno. Po zakończeniu zatrudnienia pracownika jego akta osobowe należy przekazać z upływem roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy do archiwum zakładowego.
Dokumentacja przekazywana przez pracodawcę do dalszego przechowywania powinna być przed przekazaniem uporządkowana. W przypadku, gdy następuje likwidacja pracodawcy albo jego upadłość, wówczas pracodawca musi wyznaczyć podmiot prowadzący działalność w zakresie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona podana.

Pracodawca powinien aktualizować gromadzone dokumenty Powinnością pracodawcy jest także zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej przed zniszczeniem oraz dostępem osób niepowołanych. Nieprowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy w tym akt osobowych pracowników, a także pozostawianie tej dokumentacji lub akt w warunkach grożących zniszczeniem lub uszkodzeniem jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym karą grzywny (art. 281 pkt 6 i 7 K.p.).

OCHRONA informacji OSOBOWYCH

Dokumentacja gromadzona w teczce akt osobowych pracownika stanowi zbiór danych osobowych, które podlegają ochronie w sposób ustalony w Ustawie o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku. Skategoryzowane dane osobowe w zakresie określonym w Kodeksie pracy nie wymagają udzielenia przez pracownika zgody na gromadzenie i przetwarzanie informacji osobowych. Zgoda taka jest konieczna dopiero gdy będziemy gromadzili dopełniające informacje pracownika, które nie są potrzebne do zawarcia stosunku pracy. W dodatku gromadzony w aktach osobowych zbiór informacji nie wymaga rejestracji w GIODO.
Upływ wymaganego czasu przechowywania dokumentów nie oznacza,nawet te dokumenty, których można się legalnie pozbyć, nie powinny znaleźć się w niepowołanych rękach. Chodzi najczęściej o dane osobowe byłych pracowników, w tym informacje o warunkach zatrudnienia, wykorzystanych uprawnieniach rodzicielskich czy też o trybie zakończenia współpracy. Pracodawca odpowiada za efektywne zniszczenie dokumentów.