Rejestr wejść i wyjść - księga gości [pu/rwy] (FIRMA KRAJEWSKI)

Przedmiotem tej transakcji jest księga

Rejestr wejść i wyjść / księga gości[Pu/Rwy],

Księga jest przystępna w 2 wersjach:

• oprawa twarda kanon, 80 kartek, okleina segregatorowa w 3 kolorach, napis tytułowy tłoczony na gorąco
  
• oprawa twarda LUX, 100 kartek, oleina skóropodobna (Owil) w 3 kolorach, metalowe narożniki, napis tytułowy złocony
  

Księga jest dedykowana do rejestrowania osób wchodzących na teren obiektu / instytucji. Pozwala udokumentować ruch osób niezatrudnionych, uprawnionych czasowo do przebywania na terenie danego obiektu albo jego części.

Nazwy rubryk:

1. liczba porządkowa
2. Data
3. Imię, nazwisko, nazwa firmy
4. Godzina przyjścia
5. Cel wizyty
6. Podpis
7. Godzina wyjścia
8. podpis
9. uwagi

Zgodność księgi gości z RODO

wykorzystywanie tego rejestru nie sprawia konieczności rejestrowania wykonanego zbioru danych osobowych w GIODO, gdyż gromadzone w niej dane nie są danymi związanymi z tak zwanym zarządem niezbędnym. W dodatku przepisy RODO nie nakładają w tej sytuacji na nas obowiązku uzyskania zgody na przetwarzanie tych informacji o ile informacje te nie zostaną wykorzystane do innych celów marketingowych.

Powyższa informacja ma jednak pewne ograniczenia, gdyż dotyczy ona tylko sytuacji, gdy zasadna jest rejestracja gości.

Kiedy musimy prowadzić rejestr wejść i wyjść?

• gdy osoby nie zatrudnione w przedsiębiorstwie wchodzą na obszar nie dostępny dla osób postronnych (np.magazyn, hala produkcyjna, teren budowy, część urzędu nie przystępna dla interesantów)
• gdy osoby nie upoważnione wchodzą na teren szkoły, przedszkola lub innej placówki, w której znajdują się dzieci, a dostęp do nich jest ograniczony do osób do tego uprawnionych.

Rejestracja osób przebywających na takim obszarze jest potrzebna dla zapewnienia bezpieczeństwa, a także uniknięcia przez przedsiębiorcę nieuzasadnionych roszczeń związanych na przykład z odszkodowaniami za rzekome wypadki, zniszczenia itp. Dysponując wpisem w księdze możemy z łatwością ustalić, czy dana osoba przebywała w danym czasie na terenie przez nas administrowanych i czy opuściła go bez zastrzeżeń.

Kiedy nie należy rejestrować gości?

• gdy wchodzą oni do strefy ogólnodostępnej (dział obsługi klienta, dział sprzedaży, wystawa, galeria)
• gdy uczestniczą w imprezach ogólnodostępnych (festyny, pokazy, imprezy masowe)

Właściciel - zarządca obiektu ma obowiązek zapewnić osobom przebywającym na jego terenie bezpieczeństwo i w związku z tym ma prawo podejmować adekwatne środki. Jednym z takich środków jest prowadzenie "rejestru gości" co można w tym wypadku traktować jako element tak zwanego "zarządu potrzebnego"

Książka jest stanowczo dedykowana dla placówek oświatowych, instytucji i urzędów oraz placów budów, gdzie nie stosuje się systemu przepustek stałych i jednorazowych.

Przykłady Teatr

nie rejestrujemy - gdy ludzie wchodzą na przedstawienie z ważnymi biletami, poruszają się po części dostępnej dla widzów.

rejestrujemy - gdy osoba niezatrudniona (na przykład dziennikarz, serwisant chce wejść "za kulisy"

Urząd

nie rejestrujemy - gdy petenci wchodzą do sali obsługi klientów, a także gdy poruszają się po części korytarzy dostępnych dla petentów.

rejestrujemy - gdy osoba niezatrudniona w urzędzie wchodzi do strefy zamkniętej dla osób postronnych jak magazyn, archiwum, księgowość, czy dział zaopatrzenia. Rejestracji też mogą podlegać osoby wchodzące na teren urzędu w czasie, gdy jest on zamknięty na przykład z powodu pandemii.

Szkoła:

nie rejestrujemy - gdy rodzic odprowadza dziecko do miejsca dostępnego dla rodziców, gdy osoby niezatrudnione wchodzą na teren szkoły w czasie dni otwartych lub ogólnodostępnych imprez organizowanych na terenie szkoły.

rejestrujemy - gdy w czasie zajęć dydaktycznych rodzic lub inna osoba jak monter, czy dostawca towaru wchodzi do strefy gdzie nie mogą przebywać inne osoby aniżeli dzieci i pracownicy szkoły.